Por: Antonio Saǹtos:
Afinal, não dá para sobreviver
sem dinheiro em caixa, e você precisa de fôlego para alcançar seus
objetivos.
Então, como devemos proceder? Quais metodologias devemos adotar? É o que
vamos continuar a explorar agora.
Análise PDCA
Outra metodologia que pode ser
utilizada é o Ciclo PDCA, que possui 4 etapas, e que se repetem de forma cíclica,
sempre na mesma ordem, com o intuito de padronização das tarefas e a cada
repetição de ciclo, aumenta a confiabilidade e segurança na sua execução. A
princípio, a ferramenta é uma ótima forma de organizar e visualizar as
oportunidades existentes.
Nesse sentido, é comum que em
tempos de crise as empresas queiram se diferenciar, busquem por alternativas
que otimizem seus processos. Tendo em vista, reduzir custos, aumentar seu lucro
e aumentar o bom relacionamento com seus clientes.
Entretanto, quando se trata de
aperfeiçoamento de gestão, é muito importante desenvolver um bom planejamento
estratégico. Desse modo, o PDCA se torna uma ótima opção para uma execução
eficaz e contínua do planejamento estratégico, visto que é uma ferramenta usada
por gestores do mundo todo.
Mas então, o que é ciclo PDCA?
Para que ele serve? Como posso aplicá-lo em minha empresa?
O que é o ciclo PDCA?
Antes de tudo, o ciclo PDCA é
uma metodologia interativa, criada no século 20 por Walter Andrew Shewart, um
físico conhecido por ter sido o pioneiro no controle estatístico de qualidade.
Entretanto, o método só foi popularizado mundialmente na década de 50, pelo
professor americano William Edwards Deming.
Além disso, é usado para
controlar e melhorar processos e produtos, o ciclo PDCA possui esse nome devido
aos nomes em inglês de cada etapa que o compõe:
• P
(plan) = Planejar.
• D
(do) = Fazer ou executar.
• C
(check) = Checar ou verificar.
• A
(act ou adjust) = Agir de forma a corrigir erros ou falhas.
As quatro etapas do ciclo PDCA?
Esses são os 4 passos do ciclo,
sendo comum começar pelo planejamento. Mas é claro que, dependendo dos
objetivos de quem o está usando, existe a possibilidade de variações, pulando
uma etapa ou iniciando por outra.
Desse modo, a metodologia PDCA
é mundialmente utilizada por inúmeras corporações, que visam ter um controle
mais eficiente de processos e atividades, sendo eles externos ou internos,
minimizando as chances de erros na tomada de decisões e padronizando
informações de relevância. Como o próprio nome já diz, o PDCA é um ciclo.
Sendo assim, é importante que
sua aplicação se torne um hábito, garantindo a excelência em seu uso e
objetivando sempre a melhoria contínua.
Não se engane pensando que, por
estarmos falando de planejamento, a sua aplicação se limite à letra P, a
primeira do ciclo. Ao observar o diagrama que marca a metodologia, já fica mais
claro como todas as suas etapas são úteis para a construção da sua estratégia.
Vamos detalhar melhor essas
etapas agora.
1. Propor metas e organizar
as ações
O sucesso do seu planejamento
estratégico, aquilo que pensou para o futuro da empresa, exige resultados
positivos no caixa. Mas como alcançá-los? A implantação de meios de controle
financeiro - ou a qualificação deles - é decisiva.
Se você pouco ou nada faz, pode
começar pelo básico, parando definitivamente de misturar qualquer dinheiro
pessoal com o que é do negócio. Mas não fique nisso: adote uma planilha de
controle de receitas e despesas e estabeleça prazos para substituí-la por algo
mais profissional e fácil de manusear, como um sistema de gestão online.
Como empreendedor, você precisa
inserir determinadas tarefas na sua rotina, como realizar o fluxo de caixa,
conciliação bancária, pagar contas, verificar recebimentos e gerar relatórios.
Quando adquirir maior controle
sobre as finanças, poderá ter uma visão mais apurada da realidade do caixa,
projetar seu comportamento futuro e propor metas, como o que fazer com o
dinheiro que irá sobrar.
Quanto mais detalhado for o seu
planejamento, mais preparado o gestor estará para lidar bem com os cenários que
irão surgir, correndo riscos calculados, antecipando-se a imprevistos e
evitando ser pego desprevenido, o que complicaria a realização dos objetivos
propostos.
Para deixar mais claro, vale
citar exemplos de possíveis metas:
a)
Encerrar o ano no azul;
b)
Conseguir pagar as contas em dia;
c)
Aumentar o faturamento em 20% Dobrar o número de
clientes ativos Reduzir custo fixo em 10%;
d)
Abrir uma filial em outra cidade Lançar um novo
produto no mercado;
e)
Elevar a participação no mercado em 15% Quitar
empréstimos e não contratar novos.
2. Colocando sua estratégia em prática
Nem sempre a gestão financeira é um caminho
fácil, especialmente para quem está dando os primeiros passos e cuja habilidade
se restringe ao operacional. É por isso que a etapa de execução do planejamento
começa pelo treinamento e qualificação.
Conforme as melhorias forem implantadas aos
processos internos, é essencial que o gestor observe como as ações e as pessoas
responsáveis por elas se comportam. Faça apontamentos que posteriormente serão
importantes para realizar ajustes na estratégia.
Você planejou ter lucro no mês, faturou bem,
mas gastou mais que o previsto? Esse tipo de situação vai se repetir até que
seus controles estejam muito bem ajustados, próximos da perfeição. É por isso
que precisa registrar o fato, para que possa refletir sobre ele e enfrentá-lo
na causa, o que é uma característica marcante do Ciclo PDCA.
3. Avaliar para qualificar
É aqui que o gestor irá definir se mantém ou
corrige o que foi planejado. A ordem no PDCA é não aguardar o encerramento da
etapa anterior, mas começar a análise assim que os primeiros resultados
práticos do seu planejamento financeiro apareçam, comparando entre o que foi
previsto e o que foi realizado.
No exemplo que apresentamos antes, a previsão
de lucro se transformou em prejuízo. Onde você pode ter errado? Perceba que
encontrar a falha é imprescindível para contornar o problema.
Será que os prazos de recebimentos dos seus
clientes não estão muito distantes da data em que você paga os fornecedores? Se
isso acontece e nada for modificado, sua meta de crescer 20% no ano ou de
aumentar em 15% a sua participação no mercado vai acabar se tornando inviável.
Olhe para tudo o que foi feito até aqui em seu
planejamento financeiro. Os resultados estão dentro do esperado? O que deve
demandar continuidade, o que está levando mais tempo que o previsto e o que
está totalmente equivocado? Aqui, você encontra as respostas e no próximo passo
as ações.
4. Aplicar as modificações
No que o “agir” do PDCA se diferencia do
“fazer”? É nessa etapa que seu roteiro será aperfeiçoado, descobrindo
efetivamente como fazer um planejamento financeiro de uma empresa para crescer
de verdade.
Você estabeleceu conquistar novos clientes e
aumentar o faturamento: como tem se saído? Quais modificações seu plano precisa
para se tornar mais eficaz?
Alguns ajustes podem ser preventivos, tendo
como objetivo evitar algum erro que possa comprometer a execução. Um bom
exemplo é quando o gestor altera o preço de venda ligeiramente para cima, pois
vinha elevando o faturamento, mas a margem de lucro caía perigosamente.
Também é possível promover mudanças
corretivas, reparando falhas que já afetam os resultados. É o que acontece, por
exemplo, quando sua estratégia para atrair novos clientes não vem dando
resultado ou quando você se propõe a pagar as contas em dia, mas ainda arca com
juros e multas.
O exercício contínuo do Ciclo PDCA para o
planejamento financeiro permite que, a cada nova etapa desenvolvida, menos
erros o empreendedor cometa e mais próximo das metas ele fique.
Acompanhe a 3ª e última parte desse artigo em nosso próximo post.
Antonio Saǹtos
Consultor, Mentor, Palestrante e Coach nas áreas de Controladoria, Finanças, Custos, Planejamento, Orçamento, Indicadores de Desempenho e Gestão de Negócios.
Antonio Saǹtos (@antoniosantos_56)
ajairo_santos@hotmail.com
