Inspire-se rumo ao Sucesso!

Por: Antonio Saǹtos:

O planejamento financeiro para empresas é uma ferramenta fundamental para concretizar suas ideias de negócio. Sem dinheiro em caixa, é impossível sobreviver. Um bom gestor sabe que o fôlego nas finanças é um modo de alcançar seus objetivos. É, assim, uma base para tudo que você deseja fazer.

O Passo a Passo do Planejamento Financeiro

1. Quando devemos fazer?

O planejamento financeiro tem início antes mesmo da empresa existir. Porém, na prática, sabemos que muitas empresas surgem por necessidade ou oportunidade, mesmo sem dedicar tempo a isso.

A boa notícia é que, mesmo que a sua empresa já esteja a pleno vapor, mas ainda não tem um planejamento, este é o momento para fazê-lo.

Para iniciar uma viagem, o primeiro passo é saber exatamente o ponto de partida. No planejamento financeiro empresarial é a mesma coisa.

Comece fazendo um levantamento das informações mais relevantes sobre sua empresa. Faça uma análise do tempo de mercado, pontos negativos e positivos da operação, situação do setor de atuação e afins.

Com estes dados em mãos, é possível começar efetivamente o planejamento, saber o valor que a companhia tem disponível para investimento e, principalmente, ter bem claro o que precisa ser feito para sua empresa crescer e maximizar os resultados.

2. Definição das metas globais

Agora que você já sabe onde a empresa está e qual a situação do mercado, o próximo passo no planejamento financeiro empresarial é definir aonde quer chegar.

É importante começar definindo as metas globais da empresa, como qual o faturamento que pretende atingir, quais os limites de custos e despesas, o quanto a empresa está disposta a investir em novos investimentos operacionais e, principalmente, qual o lucro esperado ao final do período que está sendo planejado.

Isto tudo pode ser consolidado no documento de premissas orçamentárias, que servirá de base para os próximos passos, além de ser de extrema importância na orientação dos gestores da organização que participam do processo de planejamento.

3. Criação de um plano de ação

Com base nas metas globais definidas, é preciso então criar um plano de ação para atingir os objetivos determinados. Esta etapa tem um viés bem mais prático, pois é o plano de ação que vai garantir que as metas sejam alcançadas.

Estamos falando aqui dos objetivos táticos, que são os objetivos que abrangem cada unidade específica da organização. São geralmente objetivos divisionais ou departamentais relacionados com as áreas de produção, finanças, marketing e de recursos humanos da organização. Eles devem ser criados de forma a garantir que os objetivos estratégicos sejam alcançados.

Na prática, comece definindo os objetivos da empresa, faça um mapeamento das ações necessárias, crie um cronograma, divida tarefas e documente todas as ações para avaliação futura. É importante também definir responsáveis para cada ação planejada.

Quanto mais detalhado for o seu planejamento, mais preparado o gestor estará para lidar bem com os cenários que irão surgir, correndo riscos calculados, antecipando-se a imprevistos e evitando ser pego desprevenido, o que complicaria a realização dos objetivos propostos.

Para deixar mais claro, vale citar exemplos de possíveis metas:

• Encerrar o ano no azul;

• Conseguir pagar as contas em dia;

• Aumentar o faturamento em 20%;

• Dobrar o número de clientes ativos;

• Reduzir custo fixo em 10%;

• Abrir uma filial em outra cidade;

• Lançar um novo produto no mercado;

• Elevar a participação no mercado em 15%;

• Quitar empréstimos e não contratar novos.

4. Se precisar, peça ajuda a um especialista

O planejamento financeiro requer experiência, estratégia e habilidade, pois é algo repleto de detalhes e particularidades. Por este motivo, se achar necessário, solicite a ajuda de um especialista na área.

A gente sabe o quanto a rotina de um empreendedor é corrida e o quanto ele tem que pensar na empresa como um todo, não apenas no financeiro. Portanto, uma ajuda é sempre bem-vinda.

Na hora de iniciar o planejamento financeiro avalie a contratação de um consultor. Por mais experiente que você seja, essa tarefa exige a reflexão sobre assuntos relacionados à organização do fluxo de caixa, à necessidade de criar mais capital de giro, ao processo de contas a pagar e a receber, entre outros.

Então, um olhar de fora pode até abrir a sua mente para novas possibilidades e também ajudar a traçar planos certeiros.

Você planejou ter lucro no mês, faturou bem, mas gastou mais que o previsto? Esse tipo de situação vai se repetir até que seus controles estejam muito bem ajustados, próximos da perfeição. É por isso que precisa registrar o fato, para que possa refletir sobre ele e enfrentá-lo na causa, o que é uma característica marcante do Ciclo PDCA.

5. Avaliar para qualificar

É aqui que o gestor irá definir se mantém ou corrige o que foi planejado. A ordem no PDCA é não aguardar o encerramento da etapa anterior, mas começar a análise assim que os primeiros resultados práticos do seu planejamento financeiro apareçam, comparando entre o que foi previsto e o que foi realizado.

No exemplo que apresentamos antes, a previsão de lucro se transformou em prejuízo. Onde você pode ter errado? Perceba que encontrar a falha é imprescindível para contornar o problema.

Será que os prazos de recebimentos dos seus clientes não estão muito distantes da data em que você paga os fornecedores? Se isso acontece e nada for modificado, sua meta de crescer 20% no ano ou de aumentar em 15% a sua participação no mercado vai acabar se tornando inviável.

Olhe para tudo o que foi feito até aqui em seu planejamento financeiro. Os resultados estão dentro do esperado? O que deve demandar continuidade, o que está levando mais tempo que o previsto e o que está totalmente equivocado? Aqui, você encontra as respostas e no próximo passo as ações.

6. Colocando sua estratégia em prática

Nem sempre a gestão financeira é um caminho fácil, especialmente para quem está dando os primeiros passos e cuja habilidade se restringe ao operacional. É por isso que a etapa de execução do planejamento começa pelo treinamento e qualificação.

Se você tiver uma equipe, deve envolvê-la no projeto e não abraçar tudo sozinho, pois há ações que dependem de todos. O controle de estoque, por exemplo, precisa obrigatoriamente conversar com a área de vendas, para que nenhuma falha alcance o cliente.

Conforme as melhorias forem implantadas aos processos internos, é essencial que o gestor observe como as ações e as pessoas responsáveis por elas se comportam. Faça apontamentos que posteriormente serão importantes para realizar ajustes na estratégia.

Um consultor financeiro, por vivenciar esta questão diariamente e estar atualizado com as principais tendências econômicas do Brasil e do mundo, poderá contribuir com uma visão mais ampla do cenário econômico, bem como sugerir soluções práticas, importantes e que poderão economizar recursos para a empresa.

Além disso, ele poderá indicar os melhores investimentos em curto, médio e longo prazo à empresa.

7. Proponha metas financeiras

Quando falamos em metas financeiras, logo vem à mente as metas de vendas ou lucro que a empresa deve atingir em um determinado período. Sim, isto é extremamente importante, mas não o suficiente.

Organizar ações e estabelecer metas para economia no ambiente de trabalho também são importantes para o planejamento. Um exemplo disso é determinar uma meta para reduzir os custos fixos em 15% em um determinado período ou aumentar a participação da empresa no mercado em 10%.

Outras metas como pagar as contas em dia, terminar o ano com saldo positivo são igualmente importantes. Avalie o cenário atual da sua empresa e determine as metas de acordo com as suas necessidades.

8. Inspire-se nos modelos que deram certo

Há várias empresas de sucesso que deram certo justamente por trabalhar com orçamentos enxutos e focando nos resultados de forma incansável e operando sob uma política justa de salários, mas sem se esquecer de premiar aqueles que vão além com ideias inovadoras e muita criatividade.

9. Previsão de cenários alternativos

Fazer um planejamento financeiro empresarial envolve ainda a previsão de outros cenários possíveis. Além do que chamamos de cenário base, onde estão os planos mais prováveis de serem alcançados, é preciso também simular e antever outros cenários.

O mais comum é a criação de pelo menos dois cenários alternativos. Um cenário otimista, onde todas as expectativas de vendas serão superadas, os custos e despesas reduzidos, e todas as demais metas batidas. E um cenário pessimista, onde o oposto pode acontecer. Você pode abrir o leque e simular quantidades, preços, novos postos de vendas, novos produtos, etc.

Todos estes pontos são sim muito importantes, e não ousaria dizer que seja simples ou fácil atingi-los, porém não podemos classifica-los como grandes diferenciais.

O que impede o seu concorrente de desenvolver processos como os seus e baixar seus preços, utilizar matérias primas do mesmo fornecedor que você, treinar a equipe ou implantar os mesmos sistemas informatizados?

Diferencial é algo que seus concorrentes não possam copiar facilmente, e neste ponto entram a previsão e simulações de cenários!

No ano do atentado as torres gêmeas, uma das poucas empresas do setor aéreo a registrar lucros foi a EMBRAER, que já nos dias seguintes aos atentados tomou várias iniciativas de forma rápida, como reduzir a força de trabalho e cancelar projetos menos prioritários, enquanto outras empresas sem saber o que fazer ficaram aguardando por muito tempo para saber como o mercado reagiria, e claro, acumulando prejuízos neste tempo.

No mundo globalizado, conseguir informações atualizadas não é mais um grande problema. E da mesma maneira que sua empresa tem acesso aos mais diversos dados sobre o mercado, seus concorrentes também possuem.

Não há como prever o futuro, porém há como prever situações possíveis e prováveis, tendo planos pré-definidos já prontos para colocar em prática de forma ágil caso uma das hipóteses se concretizem.

"Se isto acontecer, faço isto".

Esta é uma prática muito comum em diversos setores, como em um exemplo simples, os bombeiros, que não tem como saber onde nem quando um problema acontecerá, mas possuem planos prontos para cada tipo de ocorrência (incêndios, resgates, etc.), tornando o atendimento muito mais rápido. E este tipo de prática pode e deve ser adotada também na gestão.

Portanto, somente as empresas bem organizadas e com a cultura de analisar as informações disponíveis e prever diversos cenários, estando sempre prontas para reagir a mudanças com agilidade se destacarão frente aos seus concorrentes no atual ambiente competitivo. ja flexível e ajuste suas estratégias

Após conhecer seu cenário atual a fundo e traçar suas estratégias, esteja aberto para imprevistos e mudanças ao longo do caminho. Finanças é algo que exige jogo de cintura, portanto, ser rígido em relação aos seus planos pode colocar a estabilidade financeira de sua empresa em risco.

Seja flexível, esteja atualizado com o mercado financeiro, aproveite as oportunidades e se proteja contra ameaças. Seu planejamento financeiro será um sucesso!

Não se esqueça. Planejamento financeiro é um processo continuo. Periodicamente precisa ser revisto e ajustado para que reflita as condições atualizadas do mercado e do próprio negócio.

Antonio Saǹtos

Consultor, Mentor, Palestrante e Coach nas áreas de Controladoria, Finanças, Custos, Planejamento, Orçamento, Indicadores de Desempenho e Gestão de Negócios.