Por: Antonio Saǹtos:
O planejamento financeiro para empresas é uma ferramenta fundamental
para concretizar suas ideias de negócio. Sem dinheiro em caixa, é
impossível sobreviver. Um bom gestor sabe que o fôlego nas finanças é um modo
de alcançar seus objetivos. É, assim, uma base para tudo que você deseja fazer.
O Passo a Passo do Planejamento
Financeiro
1.
Quando devemos fazer?
O planejamento financeiro tem início antes mesmo da empresa existir.
Porém, na prática, sabemos que muitas empresas surgem por necessidade ou
oportunidade, mesmo sem dedicar tempo a isso.
A boa notícia é que, mesmo que a sua empresa já esteja a pleno vapor, mas
ainda não tem um planejamento, este é o momento para fazê-lo.
Para iniciar uma viagem, o primeiro passo é saber exatamente o ponto de
partida. No planejamento financeiro empresarial é a mesma coisa.
Comece fazendo um levantamento das informações mais relevantes sobre sua
empresa. Faça uma análise do tempo de mercado, pontos negativos e positivos da
operação, situação do setor de atuação e afins.
Com estes dados em mãos, é possível começar efetivamente o planejamento,
saber o valor que a companhia tem disponível para investimento e,
principalmente, ter bem claro o que precisa ser feito para sua empresa crescer
e maximizar os resultados.
2.
Definição das metas globais
Agora que você já sabe onde a empresa está e qual a situação do mercado,
o próximo passo no planejamento financeiro empresarial é definir aonde quer
chegar.
É importante começar definindo as metas globais da empresa, como qual o
faturamento que pretende atingir, quais os limites de custos e despesas, o
quanto a empresa está disposta a investir em novos investimentos operacionais
e, principalmente, qual o lucro esperado ao final do período que está sendo
planejado.
Isto tudo pode ser consolidado no documento de premissas orçamentárias,
que servirá de base para os próximos passos, além de ser de extrema importância
na orientação dos gestores da organização que participam do processo de
planejamento.
3.
Criação de um plano de ação
Com base nas metas globais definidas, é preciso então criar um plano de
ação para atingir os objetivos determinados. Esta etapa tem um viés bem mais
prático, pois é o plano de ação que vai garantir que as metas sejam alcançadas.
Estamos falando aqui dos objetivos táticos, que são os objetivos que
abrangem cada unidade específica da organização. São geralmente objetivos
divisionais ou departamentais relacionados com as áreas de produção, finanças,
marketing e de recursos humanos da organização. Eles devem ser criados de forma
a garantir que os objetivos estratégicos sejam alcançados.
Na prática, comece
definindo os objetivos da empresa, faça um mapeamento das ações necessárias,
crie um cronograma, divida tarefas e documente todas as ações para avaliação
futura. É importante também definir responsáveis para cada ação planejada.
Quanto mais detalhado for o seu planejamento, mais preparado o
gestor estará para
lidar bem com os cenários que irão surgir, correndo
riscos calculados, antecipando-se a imprevistos e evitando ser pego
desprevenido, o que complicaria a realização dos objetivos propostos.
Para deixar mais claro, vale citar exemplos de possíveis metas:
• Encerrar o
ano no azul;
• Conseguir
pagar as contas em dia;
• Aumentar o
faturamento em 20%;
• Dobrar o
número de clientes ativos;
• Reduzir
custo fixo em 10%;
• Abrir uma
filial em outra cidade;
• Lançar um
novo produto no mercado;
• Elevar a
participação no mercado em 15%;
• Quitar
empréstimos e não contratar novos.
4.
Se precisar, peça ajuda a um especialista
O planejamento financeiro requer experiência, estratégia e habilidade,
pois é algo repleto de detalhes e particularidades. Por este motivo, se achar
necessário, solicite a ajuda de um especialista na área.
A gente sabe o quanto a rotina de um empreendedor é corrida e o quanto
ele tem que pensar na empresa como um todo, não apenas no financeiro. Portanto,
uma ajuda é sempre bem-vinda.
Na hora de iniciar o planejamento financeiro avalie a contratação de um
consultor. Por mais experiente que você seja, essa tarefa exige a reflexão
sobre assuntos relacionados à organização do fluxo de caixa, à necessidade de
criar mais capital de giro, ao processo de contas a pagar e a receber, entre
outros.
Então, um olhar de fora pode até abrir a sua mente para novas
possibilidades e também ajudar a traçar planos certeiros.
Você planejou ter lucro no mês, faturou bem, mas gastou mais que o
previsto? Esse tipo de situação vai se repetir até que seus controles estejam
muito bem ajustados, próximos da perfeição. É por isso que precisa registrar o
fato, para que possa refletir sobre ele e enfrentá-lo na causa, o que é uma
característica marcante do Ciclo PDCA.
5.
Avaliar para qualificar
É aqui que o gestor irá definir se mantém ou corrige o que foi planejado.
A ordem no PDCA é não aguardar o encerramento da etapa anterior, mas começar a
análise assim que os primeiros resultados práticos do seu planejamento
financeiro apareçam, comparando entre o que foi previsto e o que foi realizado.
No exemplo que apresentamos antes, a previsão de lucro se transformou em
prejuízo. Onde você pode ter errado? Perceba que encontrar a falha é
imprescindível para contornar o problema.
Será que os prazos de recebimentos dos seus clientes não estão muito distantes
da data em que você paga os fornecedores? Se isso acontece e nada for
modificado, sua meta de crescer 20% no ano ou de aumentar em 15% a sua
participação no mercado vai acabar se tornando inviável.
Olhe para tudo o que foi feito até aqui em seu planejamento financeiro.
Os resultados estão dentro do esperado? O que deve demandar continuidade, o que
está levando mais tempo que o previsto e o que está totalmente equivocado?
Aqui, você encontra as respostas e no próximo passo as ações.
6.
Colocando sua estratégia em prática
Nem sempre a gestão financeira é um caminho fácil, especialmente para
quem está dando os primeiros passos e cuja habilidade se restringe ao
operacional. É por isso que a etapa de execução do planejamento começa pelo
treinamento e qualificação.
Se você tiver uma equipe, deve envolvê-la no projeto e não abraçar tudo
sozinho, pois há ações que dependem de todos. O controle de estoque, por
exemplo, precisa obrigatoriamente conversar com a área de vendas, para que
nenhuma falha alcance o cliente.
Conforme as melhorias forem implantadas aos processos internos, é
essencial que o gestor observe como as ações e as pessoas responsáveis por elas
se comportam. Faça apontamentos que posteriormente serão importantes para
realizar ajustes na estratégia.
Um consultor financeiro, por vivenciar esta questão diariamente e estar
atualizado com as principais tendências econômicas do Brasil e do mundo, poderá
contribuir com uma visão mais ampla do cenário econômico, bem como sugerir
soluções práticas, importantes e que poderão economizar recursos para a
empresa.
Além disso, ele poderá indicar os melhores investimentos em curto, médio
e longo prazo à empresa.
7.
Proponha metas financeiras
Quando falamos em metas financeiras, logo vem à mente as metas de vendas
ou lucro que a empresa deve atingir em um determinado período. Sim, isto é
extremamente importante, mas não o suficiente.
Organizar ações e estabelecer metas para economia no ambiente de trabalho
também são importantes para o planejamento. Um exemplo disso é determinar uma
meta para reduzir os custos fixos em 15% em um determinado período ou aumentar
a participação da empresa no mercado em 10%.
Outras metas como pagar as contas em dia, terminar o ano com saldo
positivo são igualmente importantes. Avalie o cenário atual da sua empresa e
determine as metas de acordo com as suas necessidades.
8.
Inspire-se nos modelos que deram certo
Há várias empresas de sucesso que deram certo justamente por trabalhar
com orçamentos enxutos e focando nos resultados de forma incansável e operando
sob uma política justa de salários, mas sem se esquecer de premiar aqueles que
vão além com ideias inovadoras e muita criatividade.
9.
Previsão de cenários alternativos
Fazer um planejamento financeiro empresarial envolve ainda a previsão de
outros cenários possíveis. Além do que chamamos de cenário base, onde estão os
planos mais prováveis de serem alcançados, é preciso também simular e antever
outros cenários.
O mais comum é a criação de pelo menos dois cenários alternativos. Um
cenário otimista, onde todas as expectativas de vendas serão superadas, os
custos e despesas reduzidos, e todas as demais metas batidas. E um cenário
pessimista, onde o oposto pode acontecer. Você pode abrir o leque e simular
quantidades, preços, novos postos de vendas, novos produtos, etc.
Todos estes pontos são sim muito importantes, e não ousaria dizer que
seja simples ou fácil atingi-los, porém não podemos classifica-los como grandes
diferenciais.
O que impede o seu concorrente de desenvolver processos como os seus e
baixar seus preços, utilizar matérias primas do mesmo fornecedor que você,
treinar a equipe ou implantar os mesmos sistemas informatizados?
Diferencial é algo que seus concorrentes não possam copiar facilmente, e
neste ponto entram a previsão e simulações de cenários!
No ano do atentado as torres gêmeas, uma das poucas empresas do setor
aéreo a registrar lucros foi a EMBRAER, que já nos dias seguintes aos atentados
tomou várias iniciativas de forma rápida, como reduzir a força de trabalho e
cancelar projetos menos prioritários, enquanto outras empresas sem saber o que
fazer ficaram aguardando por muito tempo para saber como o mercado reagiria, e
claro, acumulando prejuízos neste tempo.
No mundo globalizado, conseguir informações atualizadas não é mais um
grande problema. E da mesma maneira que sua empresa tem acesso aos mais
diversos dados sobre o mercado, seus concorrentes também possuem.
Não há como prever o futuro, porém há como prever situações possíveis e
prováveis, tendo planos pré-definidos já prontos para colocar em prática de
forma ágil caso uma das hipóteses se concretizem.
"Se isto acontecer, faço isto".
Esta é uma prática muito comum em diversos setores, como em um exemplo
simples, os bombeiros, que não tem como saber onde nem quando um problema
acontecerá, mas possuem planos prontos para cada tipo de ocorrência (incêndios,
resgates, etc.), tornando o atendimento muito mais rápido. E este tipo de
prática pode e deve ser adotada também na gestão.
Portanto, somente as empresas bem organizadas e com a cultura de analisar
as informações disponíveis e prever diversos cenários, estando sempre prontas
para reagir a mudanças com agilidade se destacarão frente aos seus concorrentes
no atual ambiente competitivo. ja flexível e ajuste suas estratégias
Após conhecer seu cenário atual a fundo e traçar suas estratégias, esteja
aberto para imprevistos e mudanças ao longo do caminho. Finanças é algo que
exige jogo de cintura, portanto, ser rígido em relação aos seus planos pode
colocar a estabilidade financeira de sua empresa em risco.
Seja flexível, esteja atualizado com o mercado financeiro, aproveite as
oportunidades e se proteja contra ameaças. Seu planejamento financeiro será um
sucesso!
Não se esqueça. Planejamento financeiro é um processo continuo.
Periodicamente precisa ser revisto e ajustado para que reflita as condições
atualizadas do mercado e do próprio negócio.
Antonio Saǹtos
Consultor, Mentor,
Palestrante e Coach nas áreas de Controladoria, Finanças, Custos, Planejamento,
Orçamento, Indicadores de Desempenho e Gestão de Negócios.
Antonio Saǹtos (@antoniosantos_56)
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