Por: Antonio Santos
Nos
últimos meses do ano começamos a pensar no ano que está por vir. E para as
empresas, essa é a hora de criar o plano orçamentário anual, visto que, com
ele, o sucesso do negócio é mais certeiro.
Fazer essa estimativa fornece uma visão geral da saúde financeira no negócio, garantindo assim o controle das finanças e permitindo um maior equilíbrio entre gastos e lucros.
Como fazer um plano orçamentário anual?
Os orçamentos funcionam como roteiros para
o futuro financeiro da entidade, e também para seus projetos e atividades
financiadas por terceiros. Quando estabelecemos orçamentos por áreas, para os
projetos, e para a organização como um todo, todos que fazem parte da equipe
precisam saber sobre as metas que foram almejadas e os parâmetros que deverão ser
seguidos. Por isso hoje vamos falar sobre como elaborar um orçamento.
Somente com um efetivo acompanhamento orçamentário será
possível avaliar, a qualquer momento, o cumprimento em relação ao que foi
planejado, podendo, diante do resultado dessa análise, ser realizados os
devidos ajustes conforme seja a necessidade. Essa verificação e correção de
possíveis distorções deve ocorrer ao longo do ano ou durante o período de
execução do projeto, para garantir que as metas estipuladas sejam atingidas ou
até mesmo superadas.
O exercício de elaborar um orçamento não é tão complexo
quanto se imagina. Na verdade, pode ser uma tarefa até prazerosa e simples,
além de uma excelente oportunidade de conhecer melhor e aprender mais sobre a
instituição e os projetos que ela executa.
Como toda nova tarefa, o início parece ser um pouco complicado, mas depois que pegamos jeito as coisas começam a fluir mais tranquilamente.
Primeiros passos para elaborar um orçamento
Para e elaboração do orçamento, deve-se, inicialmente, apurar as seguintes informações:
Identificação das despesas fixas – De acordo com o que foi apurado nos últimos 2 ou 3 anos, ou em projetos semelhantes executados anteriormente, é possível ter uma boa noção das despesas fixas que ocorrerão também no próximo exercício/projeto. As despesas fixas são aquelas que não se alteram com flutuações na receita, nas atividades, ou nos serviços, como por exemplo: o aluguel da sede, e o custo com o pessoal administrativo.
Identificação das despesas variáveis – As despesas variáveis são aquelas que aumentam ou diminuem de acordo com as atividades e os projetos realizados da entidade. Tomando-se por base as metas definidas pela entidade, verificando o comportamento passado e as tendências futuras do setor em que atua, é possível identificar quais despesas variáveis podem vir a ocorrer no ano seguinte ou no próximo projeto. Por exemplo: aluguel de um novo espaço para a execução do projeto, e a contratação de equipe para atuar no projeto.
Estimativa de novas despesas para o próximo ano ou projeto – De acordo com o planejamento de longo prazo definido pela entidade, é possível identificar quais os projetos ou atividades e as respectivas metas que estão previstas para serem realizadas no próximo ano. Essas metas precisam ser desmembradas em etapas e ações, necessitando ser estipulados os valores a serem investidos, e os prazos para a sua execução. Para tanto, os planos de trabalho correspondentes a projetos futuros são essenciais para a estimativa de novas despesas.
Projeção
da receita esperada para o próximo ano ou projeto – Após identificar e listar as despesas previstas (fixas,
variáveis e futuras), chega o momento de verificar o quanto de recursos a
entidade possui, e quanto necessitará captar para alcançar as metas. Nessa
fase, além de quantificar, é importante identificar as possíveis fontes de
receita. Nesse levantamento é recomendável segregar e mensurar as receitas
próprias, as doações e as parcerias celebradas com o poder público, dentre outras
possibilidades de captação de recursos, bem como identificar as gratuidades e
os serviços voluntários recebidos.
O próximo passo é cruzar as informações e avaliar se a despesa estimada corresponde à quantia que a entidade projetou captar. Caso essa receita não seja suficiente, é necessário identificar se existem outras maneiras de diminuir as despesas ou ampliar a fonte de recursos. Mas, caso a previsão de arrecadação supere a previsão das despesas, já é possível também planejar o destino a ser dado a esse possível superávit financeiro, sempre pensando no futuro da instituição.
Por isso é muito importante seguir o orçamento, analisar como a realidade se compara às projeções, e fazer as alterações cabíveis e atualizá-lo durante o ano ou período de execução, conforme necessário, para que o planejamento inicial não seja prejudicado.
Múltiplos cenários
É
fato que não conseguimos prever o futuro, por isso é importante considerar que
diversos cenários diferentes podem acontecer no longo prazo e que não temos
controle de tudo.
Desse modo, ao criar um planejamento para o ano seguinte, é necessário imaginar diferentes situações. O recomendado é criar diferentes cenários, como:
· Cenário positivo: qual a receita esperada e os possíveis gastos da empresas
· Cenário negativo: qual é a receita
mínima que minha empresa precisa alcançar para pagar as principais despesas
fixas e variáveis?
· Cenário de aumento de demanda: quais são as estratégias que a empresa precisa adotar para manter suas contas em ordem e atender todos os pedidos extras?
Independente de quais sejam as situações, o importante é criar cenários prováveis para estar sempre o mais preparado possível.
Corte gastos desnecessários
Para
fazer o planejamento futuro, é preciso olhar para tudo que foi feito no
passado. Desse modo, é possível identificar gastos desnecessários que
influenciam no orçamento.
Essa redução de custos pode envolver desde gastos “supérfluos”, como desperdícios de materiais de escritório, até processos ineficientes da empresa, como gargalos na linha de produção e cadeia de suprimentos, o que acarreta muitos colaboradores fazendo hora extra.
Escolha ferramentas adequadas
Usando uma ferramenta adequada fica muito mais fácil gerar relatórios, analisar o fluxo de caixa e obter diversas outras informações que podem ser decisivas para a formulação de estratégias para o próximo ano.
Por isso, o uso de um bom software voltado para gestão corporativa é de grande valia para esse processo. Essas ferramentas ajudam a responder perguntas estratégicas com o intuito de direcionar o plano orçamentário anual para o caminho certo, como:
· Quais produtos não
trouxeram bons desempenhos?
· Em qual região os
produtos da empresa têm melhor aceitação?
· Qual campanha de marketing teve melhor resultado?
Através de respostas como essas, fica mais fácil saber qual caminho seguir no próximo ano.
Acompanhe os resultados
De nada adianta um belo orçamento sem haver um acompanhamento e ações de correção.
Vendas abaixo do estimado ou despesas acima das estimativas podem indicar a necessidade de ações de correção, que quanto mais demorarem para acontecer, maior será o comprometimento do resultado orçado.
Desse modo, uma boa prática é a realização de reuniões mensais, nunca muito distante do encerramento do mês, com o intuito de discutir o desempenho das áreas, abordar sugestão sobre o retorno do orçamento, tratar sobre a descontinuidade de um produto, melhoria na gestão de despesas, dentre outras.
Fique de olho no retorno
Por vezes, acontece da empresa não conseguir o orçamento solicitado em cada um dos setores. Será preciso, assim, abrir mão de alguns projetos, mesmo que temporariamente
Contudo, como decidir o que recebe verba e o que fica na gaveta para o período seguinte? Um dos principais critérios para fazer essa escolha é, sem sombra de dúvidas, o retorno.
Ao
investir em projetos que apresentam maior potencial financeiro, é possível
obter o investimento de volta (até mesmo com um lucro!).
Assim sendo, é importante que na hora de montar o orçamento anual os representantes de cada setor envolvido na discussão apresentem a estimativa de retorno dos seus projetos. Dessa maneira, é possível ter uma ideia de como usar os recursos da empresa.
A AW Gestão de Negócios pode ajudar a montar o plano orçamentário anual ideal para a sua empresa!
Agora você já sabe quais são os elementos que compõem um plano orçamentário e a importância desse processo para o crescimento da sua empresa. E se você quer levar ainda mais organização e efetividade para o seu plano.
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· Criar e acompanhar
KPIs de processos, projetos e pessoas;
· Compartilhar
informações com agilidade e transparência;
· Integrar pessoas,
operação e estratégia;
· Encontrar
oportunidades de melhoria;
· Fazer a gestão de
reuniões e do portfólio de projetos;
· Empregar as
principais metodologias de planejamento estratégico como BSC, OKR e SWOT;
· Gerenciar riscos e
analisar cenários;
· Facilitar a troca
de informação e a comunicação entre departamentos;
· Focar na busca dos resultados que sua empresa procura alcançar.
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