O que o Plano Orçamentário anual pode fazer por sua empresa? Veja algumas dicas Importantes

Por: Antonio Santos 

Nos últimos meses do ano começamos a pensar no ano que está por vir. E para as empresas, essa é a hora de criar o plano orçamentário anual, visto que, com ele, o sucesso do negócio é mais certeiro.

 É por meio deste planejamento que a empresa consegue ter uma visão geral da sua situação financeira e da quantia que poderá ser destinada para cada setor ou projeto. Isso é, se o plano for feito da forma correta.

 Pensando nisso, o artigo de hoje explicará o que é e para que serve um planejamento orçamentário. Além disso, reunimos algumas dicas para lhe ajudar a criar um bom plano. Continue a leitura e garanta uma boa vida financeira para sua empresa!

 O que é plano orçamentário anual?

        Como parte da gestão financeira, essa ferramenta é utilizada para planejar como serão utilizados os recursos da empresa no período de um ano. O orçamento anual deve prever como será distribuída a receita entre os diferentes custos, despesas e, se for o caso, investimentos.

Fazer essa estimativa fornece uma visão geral da saúde financeira no negócio, garantindo assim o controle das finanças e permitindo um maior equilíbrio entre gastos e lucros.

Como fazer um plano orçamentário anual?

Os orçamentos funcionam como roteiros para o futuro financeiro da entidade, e também para seus projetos e atividades financiadas por terceiros. Quando estabelecemos orçamentos por áreas, para os projetos, e para a organização como um todo, todos que fazem parte da equipe precisam saber sobre as metas que foram almejadas e os parâmetros que deverão ser seguidos. Por isso hoje vamos falar sobre como elaborar um orçamento.

Somente com um efetivo acompanhamento orçamentário será possível avaliar, a qualquer momento, o cumprimento em relação ao que foi planejado, podendo, diante do resultado dessa análise, ser realizados os devidos ajustes conforme seja a necessidade. Essa verificação e correção de possíveis distorções deve ocorrer ao longo do ano ou durante o período de execução do projeto, para garantir que as metas estipuladas sejam atingidas ou até mesmo superadas.

O exercício de elaborar um orçamento não é tão complexo quanto se imagina. Na verdade, pode ser uma tarefa até prazerosa e simples, além de uma excelente oportunidade de conhecer melhor e aprender mais sobre a instituição e os projetos que ela executa.

Como toda nova tarefa, o início parece ser um pouco complicado, mas depois que pegamos jeito as coisas começam a fluir mais tranquilamente.

Primeiros passos para elaborar um orçamento

Para e elaboração do orçamento, deve-se, inicialmente, apurar as seguintes informações:

Identificação das despesas fixas – De acordo com o que foi apurado nos últimos 2 ou 3 anos, ou em projetos semelhantes executados anteriormente, é possível ter uma boa noção das despesas fixas que ocorrerão também no próximo exercício/projeto. As despesas fixas são aquelas que não se alteram com flutuações na receita, nas atividades, ou nos serviços, como por exemplo: o aluguel da sede, e o custo com o pessoal administrativo.

Identificação das despesas variáveis – As despesas variáveis são aquelas que aumentam ou diminuem de acordo com as atividades e os projetos realizados da entidade. Tomando-se por base as metas definidas pela entidade, verificando o comportamento passado e as tendências futuras do setor em que atua, é possível identificar quais despesas variáveis podem vir a ocorrer no ano seguinte ou no próximo projeto. Por exemplo: aluguel de um novo espaço para a execução do projeto, e a contratação de equipe para atuar no projeto.

Estimativa de novas despesas para o próximo ano ou projeto – De acordo com o planejamento de longo prazo definido pela entidade, é possível identificar quais os projetos ou atividades e as respectivas metas que estão previstas para serem realizadas no próximo ano. Essas metas precisam ser desmembradas em etapas e ações, necessitando ser estipulados os valores a serem investidos, e os prazos para a sua execução. Para tanto, os planos de trabalho correspondentes a projetos futuros são essenciais para a estimativa de novas despesas.

Projeção da receita esperada para o próximo ano ou projeto – Após identificar e listar as despesas previstas (fixas, variáveis e futuras), chega o momento de verificar o quanto de recursos a entidade possui, e quanto necessitará captar para alcançar as metas. Nessa fase, além de quantificar, é importante identificar as possíveis fontes de receita. Nesse levantamento é recomendável segregar e mensurar as receitas próprias, as doações e as parcerias celebradas com o poder público, dentre outras possibilidades de captação de recursos, bem como identificar as gratuidades e os serviços voluntários recebidos.

O próximo passo é cruzar as informações e avaliar se a despesa estimada corresponde à quantia que a entidade projetou captar. Caso essa receita não seja suficiente, é necessário identificar se existem outras maneiras de diminuir as despesas ou ampliar a fonte de recursos. Mas, caso a previsão de arrecadação supere a previsão das despesas, já é possível também planejar o destino a ser dado a esse possível superávit financeiro, sempre pensando no futuro da instituição.

Por isso é muito importante seguir o orçamento, analisar como a realidade se compara às projeções, e fazer as alterações cabíveis e atualizá-lo durante o ano ou período de execução, conforme necessário, para que o planejamento inicial não seja prejudicado.

Múltiplos cenários

É fato que não conseguimos prever o futuro, por isso é importante considerar que diversos cenários diferentes podem acontecer no longo prazo e que não temos controle de tudo. 

Desse modo, ao criar um planejamento para o ano seguinte, é necessário imaginar diferentes situações. O recomendado é criar diferentes cenários, como: 

·    Cenário positivo: qual a receita esperada e os possíveis gastos da empresas

·    Cenário negativo: qual é a receita mínima que minha empresa precisa alcançar para pagar as principais despesas fixas e variáveis?     

·    Cenário de aumento de demanda: quais são as estratégias que a empresa precisa adotar para manter suas contas em ordem e atender todos os pedidos extras?  

Independente de quais sejam as situações, o importante é criar cenários prováveis para estar sempre o mais preparado possível.

Corte gastos desnecessários

Para fazer o planejamento futuro, é preciso olhar para tudo que foi feito no passado. Desse modo, é possível identificar gastos desnecessários que influenciam no orçamento.

Essa redução de custos pode envolver desde gastos “supérfluos”, como desperdícios de materiais de escritório, até processos ineficientes da empresa, como gargalos na linha de produção e cadeia de suprimentos, o que acarreta muitos colaboradores fazendo hora extra.

Escolha ferramentas adequadas

Usando uma ferramenta adequada fica muito mais fácil gerar relatórios, analisar o fluxo de caixa e obter diversas outras informações que podem ser decisivas para a formulação de estratégias para o próximo ano.

Por isso, o uso de um bom software voltado para gestão corporativa é de grande valia para esse processo. Essas ferramentas ajudam a responder perguntas estratégicas com o intuito de direcionar o plano orçamentário anual para o caminho certo, como:

·    Quais produtos não trouxeram bons desempenhos?

·    Em qual região os produtos da empresa têm melhor aceitação? 

·    Qual campanha de marketing teve melhor resultado?

Através de respostas como essas, fica mais fácil saber qual caminho seguir no próximo ano.

Acompanhe os resultados

De nada adianta um belo orçamento sem haver um acompanhamento e ações de correção.

Vendas abaixo do estimado ou despesas acima das estimativas podem indicar a necessidade de ações de correção, que quanto mais demorarem para acontecer, maior será o comprometimento do resultado orçado.

Desse modo, uma boa prática é a realização de reuniões mensais, nunca muito distante do encerramento do mês, com o intuito de discutir o desempenho das áreas, abordar sugestão sobre o retorno do orçamento, tratar sobre a descontinuidade de um produto, melhoria na gestão de despesas, dentre outras.

Fique de olho no retorno

Por vezes, acontece da empresa não conseguir o orçamento solicitado em cada um dos setores. Será preciso, assim, abrir mão de alguns projetos, mesmo que temporariamente 

Contudo, como decidir o que recebe verba e o que fica na gaveta para o período seguinte? Um dos principais critérios para fazer essa escolha é, sem sombra de dúvidas, o retorno. 

Ao investir em projetos que apresentam maior potencial financeiro, é possível obter o investimento de volta (até mesmo com um lucro!).

Assim sendo, é importante que na hora de montar o orçamento anual os representantes de cada setor envolvido na discussão apresentem a estimativa de retorno dos seus projetos. Dessa maneira, é possível ter uma ideia de como usar os recursos da empresa.

A AW Gestão de Negócios pode ajudar a montar o plano orçamentário anual ideal para a sua empresa!

Agora você já sabe quais são os elementos que compõem um plano orçamentário e a importância desse processo para o crescimento da sua empresa. E se você quer levar ainda mais organização e efetividade para o seu plano.

Podemos utilizar um software de gestão ou uma planilha especifica às suas necessidades oferecendo vantagens como:

·       Criar e acompanhar KPIs de processos, projetos e pessoas;

·       Compartilhar informações com agilidade e transparência;

·       Integrar pessoas, operação e estratégia;

·       Encontrar oportunidades de melhoria;

·       Fazer a gestão de reuniões e do portfólio de projetos;

·       Empregar as principais metodologias de planejamento estratégico como BSC, OKR e SWOT;

·       Gerenciar riscos e analisar cenários;

·       Facilitar a troca de informação e a comunicação entre departamentos;

·       Focar na busca dos resultados que sua empresa procura alcançar.

Consultor, Mentor, Palestrante e Coach nas áreas de Controladoria, Finanças, Custos, Planejamento, Orçamento, Indicadores de Desempenho e Gestão de Negócios.

Antonio Saǹtos (@antoniosantos_56)