Planejamento Financeiro Vencendo em um mundo Competitivo 2ª Parte

Por: Antonio Saǹtos:

O planejamento financeiro empresarial é um dos primeiros passos para concretizar sua ideia de negócio.

Afinal, não dá para sobreviver sem dinheiro em caixa, e você precisa de fôlego para alcançar seus objetivos.

Então, como devemos proceder? Quais metodologias devemos adotar? É o que vamos continuar a explorar agora.

Análise PDCA

Outra metodologia que pode ser utilizada é o Ciclo PDCA, que possui 4 etapas, e que se repetem de forma cíclica, sempre na mesma ordem, com o intuito de padronização das tarefas e a cada repetição de ciclo, aumenta a confiabilidade e segurança na sua execução. A princípio, a ferramenta é uma ótima forma de organizar e visualizar as oportunidades existentes.

Nesse sentido, é comum que em tempos de crise as empresas queiram se diferenciar, busquem por alternativas que otimizem seus processos. Tendo em vista, reduzir custos, aumentar seu lucro e aumentar o bom relacionamento com seus clientes.

Entretanto, quando se trata de aperfeiçoamento de gestão, é muito importante desenvolver um bom planejamento estratégico. Desse modo, o PDCA se torna uma ótima opção para uma execução eficaz e contínua do planejamento estratégico, visto que é uma ferramenta usada por gestores do mundo todo.

Mas então, o que é ciclo PDCA? Para que ele serve? Como posso aplicá-lo em minha empresa?

O que é o ciclo PDCA?

Antes de tudo, o ciclo PDCA é uma metodologia interativa, criada no século 20 por Walter Andrew Shewart, um físico conhecido por ter sido o pioneiro no controle estatístico de qualidade. Entretanto, o método só foi popularizado mundialmente na década de 50, pelo professor americano William Edwards Deming.

Além disso, é usado para controlar e melhorar processos e produtos, o ciclo PDCA possui esse nome devido aos nomes em inglês de cada etapa que o compõe:

• P (plan) = Planejar.

• D (do) = Fazer ou executar.

• C (check) = Checar ou verificar.

• A (act ou adjust) = Agir de forma a corrigir erros ou falhas.

As quatro etapas do ciclo PDCA?

Esses são os 4 passos do ciclo, sendo comum começar pelo planejamento. Mas é claro que, dependendo dos objetivos de quem o está usando, existe a possibilidade de variações, pulando uma etapa ou iniciando por outra.

Desse modo, a metodologia PDCA é mundialmente utilizada por inúmeras corporações, que visam ter um controle mais eficiente de processos e atividades, sendo eles externos ou internos, minimizando as chances de erros na tomada de decisões e padronizando informações de relevância. Como o próprio nome já diz, o PDCA é um ciclo.

Sendo assim, é importante que sua aplicação se torne um hábito, garantindo a excelência em seu uso e objetivando sempre a melhoria contínua.

Não se engane pensando que, por estarmos falando de planejamento, a sua aplicação se limite à letra P, a primeira do ciclo. Ao observar o diagrama que marca a metodologia, já fica mais claro como todas as suas etapas são úteis para a construção da sua estratégia.

Vamos detalhar melhor essas etapas agora.

1. Propor metas e organizar as ações

O sucesso do seu planejamento estratégico, aquilo que pensou para o futuro da empresa, exige resultados positivos no caixa. Mas como alcançá-los? A implantação de meios de controle financeiro - ou a qualificação deles - é decisiva.

Se você pouco ou nada faz, pode começar pelo básico, parando definitivamente de misturar qualquer dinheiro pessoal com o que é do negócio. Mas não fique nisso: adote uma planilha de controle de receitas e despesas e estabeleça prazos para substituí-la por algo mais profissional e fácil de manusear, como um sistema de gestão online.

Como empreendedor, você precisa inserir determinadas tarefas na sua rotina, como realizar o fluxo de caixa, conciliação bancária, pagar contas, verificar recebimentos e gerar relatórios.

Quando adquirir maior controle sobre as finanças, poderá ter uma visão mais apurada da realidade do caixa, projetar seu comportamento futuro e propor metas, como o que fazer com o dinheiro que irá sobrar.

Quanto mais detalhado for o seu planejamento, mais preparado o gestor estará para lidar bem com os cenários que irão surgir, correndo riscos calculados, antecipando-se a imprevistos e evitando ser pego desprevenido, o que complicaria a realização dos objetivos propostos.

Para deixar mais claro, vale citar exemplos de possíveis metas:

a) Encerrar o ano no azul;

b) Conseguir pagar as contas em dia;

c) Aumentar o faturamento em 20% Dobrar o número de clientes ativos Reduzir custo fixo em 10%;

d) Abrir uma filial em outra cidade Lançar um novo produto no mercado;

e) Elevar a participação no mercado em 15% Quitar empréstimos e não contratar novos.

2. Colocando sua estratégia em prática

Nem sempre a gestão financeira é um caminho fácil, especialmente para quem está dando os primeiros passos e cuja habilidade se restringe ao operacional. É por isso que a etapa de execução do planejamento começa pelo treinamento e qualificação.

Conforme as melhorias forem implantadas aos processos internos, é essencial que o gestor observe como as ações e as pessoas responsáveis por elas se comportam. Faça apontamentos que posteriormente serão importantes para realizar ajustes na estratégia.

Você planejou ter lucro no mês, faturou bem, mas gastou mais que o previsto? Esse tipo de situação vai se repetir até que seus controles estejam muito bem ajustados, próximos da perfeição. É por isso que precisa registrar o fato, para que possa refletir sobre ele e enfrentá-lo na causa, o que é uma característica marcante do Ciclo PDCA.

3. Avaliar para qualificar

É aqui que o gestor irá definir se mantém ou corrige o que foi planejado. A ordem no PDCA é não aguardar o encerramento da etapa anterior, mas começar a análise assim que os primeiros resultados práticos do seu planejamento financeiro apareçam, comparando entre o que foi previsto e o que foi realizado.

No exemplo que apresentamos antes, a previsão de lucro se transformou em prejuízo. Onde você pode ter errado? Perceba que encontrar a falha é imprescindível para contornar o problema.

Será que os prazos de recebimentos dos seus clientes não estão muito distantes da data em que você paga os fornecedores? Se isso acontece e nada for modificado, sua meta de crescer 20% no ano ou de aumentar em 15% a sua participação no mercado vai acabar se tornando inviável.

Olhe para tudo o que foi feito até aqui em seu planejamento financeiro. Os resultados estão dentro do esperado? O que deve demandar continuidade, o que está levando mais tempo que o previsto e o que está totalmente equivocado? Aqui, você encontra as respostas e no próximo passo as ações.

4. Aplicar as modificações

No que o “agir” do PDCA se diferencia do “fazer”? É nessa etapa que seu roteiro será aperfeiçoado, descobrindo efetivamente como fazer um planejamento financeiro de uma empresa para crescer de verdade.

Você estabeleceu conquistar novos clientes e aumentar o faturamento: como tem se saído? Quais modificações seu plano precisa para se tornar mais eficaz?

Alguns ajustes podem ser preventivos, tendo como objetivo evitar algum erro que possa comprometer a execução. Um bom exemplo é quando o gestor altera o preço de venda ligeiramente para cima, pois vinha elevando o faturamento, mas a margem de lucro caía perigosamente.

Também é possível promover mudanças corretivas, reparando falhas que já afetam os resultados. É o que acontece, por exemplo, quando sua estratégia para atrair novos clientes não vem dando resultado ou quando você se propõe a pagar as contas em dia, mas ainda arca com juros e multas.

O exercício contínuo do Ciclo PDCA para o planejamento financeiro permite que, a cada nova etapa desenvolvida, menos erros o empreendedor cometa e mais próximo das metas ele fique.

Acompanhe a 3ª e última parte desse artigo em nosso próximo post.

Antonio Saǹtos

Consultor, Mentor, Palestrante e Coach nas áreas de Controladoria, Finanças, Custos, Planejamento, Orçamento, Indicadores de Desempenho e Gestão de Negócios.